In diesem Update wurde viel unter der Haube gearbeitet, aber es gibt trotz allem Neuerungen und Änderungen.

Dashboard und Menü

Aufgabenverwaltung erhält einen eigenen Abschnitt

Um mehr Übersicht zu bekommen und auch die Aufgaben besser lesbarer zu machen, bekommen die Aufgaben einen eigenen Bereich und nehmen die komplette Breite ein. Die Position und die Option, ob die Aufgaben eingeblendet werden sollen, kann weiterhin in den Einstellungen -> Dashboard vorgenommen werden.

Reihenfolge von Angeboten und Rechnungen angepasst

Eine logische Änderung fand im Dashboard bei den Angeboten und Rechnungen statt. Hier wurde die Reihenfolge geändert, sodass erst die Angebote kommen und anschließend die Rechnungen.

Optimiertes Menü

Nach mehreren Tests wurde die Reihenfolge im Menü etwas angepasst und zwar so, dass die am häufigsten benutzten Punkte weiter oben sind, um schneller ans Ziel zu kommen.

Kontakte

Neues Feld "Spitzname"

Um die Kontakte noch besser zu unterscheiden, wurde auf Wunsch mehrerer Nutzer, wurde das Feld Spitzname hinzugefügt.

Erweiterte Kontaktsuche über Notizen und Spitznamen

Um eine bessere Suche im Bereich der Kontakte zu gewährleisten, werden jetzt Notizen und das neue Feld Spitzname hinzufügt.

"Neue Auftragsbestätigung" erstellen

Neben der Möglichkeit Angebote, Rechnungen, Jobs, etc. aus dem Kontakt direkt zu erstellen, wurde jetzt auch der Punkt Neue Auftragsbestätigung hinzugefügt.

Offene Anfragen in Kontaktübersicht

Ist eine Anfrage von einem bestehenden Kontakt eingegangen, taucht dieser nun auch in der Kontaktübersicht unter Allgemein auf.

Gruppen

Kundentypen für automatische Gruppenzuweisung

Bis dato gab es nach der Erstellung einer Gruppe nur die Möglichkeit Kontakte einzeln einer Gruppe hinzuzufügen.

Mit diesem Update haben die Kundentypen (Kundentyp 1, Kundentyp 2), welche bei den Kontakten angelegt werden können, eine neue Funktion.

Jetzt kann man einer Gruppe nach der Erstellung einen Typ zuweisen, welchen es als Kundentypen gibt. Wählt man diesen Kundentypen aus, werden automatisch alle Kontakte, welche den bestimmten Kundentypen zugewiesen sind, in diese Gruppe hinzugefügt und der Punkt "Newsletter", wird automatisch aktiviert, sodass man nicht jeden einzelnen Kontakt ändern muss.

Natürlich können einzelne Kontakte wieder aus der Gruppe entfernt werden.

Um weitere Nutzer der bestehenden Gruppe hinzuzufügen, kann man weiterhin einzeln die Kontakte hinzufügen, oder man wählt den zweiten Punkt aus und fügt neue Kontakte hinzu, welche neu den Kundentypen haben. Wurde ein Kontakt aus der Liste entfernt, wird dieser nicht mehr auf diesem Weg hinzufügt, nur durch das einzeln Hinzufügen des Kontakts, kann dieser wieder hinzufügt werden.

Somit ist es noch leichter geworden, Newslettergruppen zu erstellen.

Galerien & Anfragen

Neues Feld "Passwort" wurde hinzugefügt

Bei den meisten Galerieanbietern kann man ein Passwort vergeben, oder Kunde möchte für eine Gästegalerie ein speziellen Kennwort haben, kann dieses jetzt angegeben werden. 

Dieses Passwort ist aber nur zur Verwaltung intern und wird nicht in der Galerieübersicht im Kundenbereich angezeigt.

Manuelle Auswahl von Anfragequellen

Erstellt man selbst eine Anfrage, kann man hier die Anfragequelle auswählen, damit man mehr Übersicht hat, woher die manuell angelegte Auswahl kommt.

Mailbox

Neuer Hinweis

Werden die E-Mails geladen, erscheint hier ein Hinweis im oberen Bereich, damit man weiß, was aktuell passiert. Das hat den Grund, weil bei manchen Nutzern mehrere Hunderte oder Tausende Mails heruntergeladen werden müssen, kann das dauern und man erhielt so keine Rückmeldung und um zu wissen, was aktuell passiert, gibt es jetzt diesen Hinweis.

Ein kleiner Hinweis an dieser Stelle: Müssen sehr viele E-Mails heruntergeladen werden, kann es sein, dass man das Laden der Mails neu starten muss, weil nicht so viele Daten auf einmal geladen und geschrieben werden können, aber sobald die Mails geladen wurden, geht das auch schneller.

Schriftliches

Zusätzliche Info bei Angeboten

Ist das Angebot ohne Gesamtsumme, ist nicht ersichtlich, ob die Preise inkl. oder exkl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer sind.

Jetzt wird Hinweis unter den Positionen automatisch hinzugefügt, ob die Preise inkl. oder zzgl. Mehrwertsteuer sind.

Option zur automatischen Auftragsbestätigung bei Online-Annahme

Bis dato war es so, dass nach Annahme eines Angebots automatisch eine Auftragsbestätigung erstellt wurde. 

Dies funktioniert jetzt auch noch, aber es gibt jetzt neu die Möglichkeit das zu deaktivieren, sodass automatisch keine Auftragsbestätigung mehr erstellt wird.

Unterschriftenfeld bei Online-Angeboten entfernt

Aktuell war es so, dass der Kunde bei der Annahme des Angebots den Namen und die Unterschrift hinterlegen musste. die Unterschrift wurde aber im Vergleich zu Verträgen nicht weiterverarbeitet, so wurde jetzt das Unterschriftenfeld entfernt und es kam der Hinweis beim angenommenen Angebot hinzu, dass es angenommen wurde und von wem:

Löschen von Auftragsbestätigung

Wurde eine Auftragsbestätigung erstellt, ohne dass zuvor ein Angebot verknüpft wurde, gibt es jetzt die Möglichkeit, die Auftragsbestätigung zu löschen.

Gutscheine

Mehr Vorlagen hochladbar

Ein weiterer Nutzerwunsch war es, dass mehrere Vorlagen hochgeladen werden können sollen.
Jetzt kann man pro Gutscheinart bis zu drei Vorlagen hochladen und diese auch bei der Erstellung der Gutscheine auswählen.
Zusätzlich wird jetzt der ausgewählte Gutschein als Vorschau angezeigt.

E-Mailversand von Gutscheinen

Ebenso kam öfters der Wunsch auf, Gutscheine via E-Mail zu versenden, was jetzt auch möglich ist.

Gutscheinnummern-Anzeige

In der druckbaren Gutscheinübersicht, werden jetzt auch die Gutscheinnummern aufgelistet.

Aufträge

Notizvorlagen bei Aufgaben für Jobs und Hochzeiten

Bei Aufgaben von Jobs und Hochzeiten können jetzt angelegte Notizvorlagen verwendet werden.

Rechnungsstellung angepasst

Vorher gab es die beiden Punkte "Neue Rechnung" und "Neue Abschlagsrechung" im Menü von Jobs und Hochzeiten.

Jetzt wurde das vereinfacht, da es nicht immer klar war, wann muss man was klicken, gibt es nur noch den Punkt "Neue Rechnung".

Dabei öffnet sich ein Popup-Fenster mit der Auswahl, welche Art Rechnung man erstellen möchte und die weiteren Pop-Up-Fenster sind dann wieder wie gewohnt.

Verknüpfte Angebote und Rechnungen unter Dokumente

Um die Übersichtlichkeit weiter zu erhöhen, werden jetzt unter dem Reiter Dokumente nicht nur die Rechnungen angezeigt, sondern zusätzlich die verknüpften Angebote, welche zuvor in der Übersicht angezeigt wurden.

Einstellungen

Voreinstellungen

Die Voreinstellungen wurden jetzt thematisch gruppiert und es kamen zwei neue Funktionen im Bereich Kundenportal hinzu.
1. Automatische Auftragsbestätigung: 
Hier kann eingestellt werden, ob der Punkt "Automatisch Auftragsbestätigung" bei Angeboten angehakt ist oder nicht.
2. Datenschutz-Menüpunkt: 
Da manchen Nutzer den Punkte Datenschutz (Einverständniserklärung) im Kundenportal nicht benötigen, kann dieser Punkt hier aktiviert oder deaktiviert werden.

Gutscheine

Gutscheine haben jetzt einen neuen Menüpunkt erhalten und hier können die o.g. weiteren Vorlagen hochgeladen werden.

E-Mailkonten

Vorher war es so, dass man nur einen E-Mailaccount angeben konnte. Doch einige Nutzer hatten den Wunsch, dass man von verschiedenen E-Mailadressen E-Mail verschicken können sollte und daher gibt es jetzt die Möglichkeit, mehrere E-Mailaccounts anzulegen.

In der Übersicht der E-Mailkonten kann jetzt auch ausgewählt werden, was der Standardaccount für den Versand und für den Empfang ist.
Der Standardaccount für den Versand wird automatisch vorausgewählt und die restlichen können beim E-Mailfenster ausgewählt werden.

Der Standardaccount für den Empfang ist hat den Grund, weil nur von einem Account die E-Mails geladen werden können. Wählt man einen anderes E-Mailkonto als Standard aus, werden die bereits geladenen Mails gelöscht und die neuen E-Mails werden heruntergeladen.

NACHTRAG!

Jetzt ist es auch möglich, dass E-Mailadressen nicht nur in das AN Feld eingefügt werden, nachdem man einen Kontakt ausgewählt hat. Jetzt kann man sich das Feld aussuchen, indem man erst in das gewünschte Feld klickt, sodass es grau hinterlegt ist, danach wird die E-Mailadresse des gewünschten Kontaktes in das ausgewählte Feld eingefügt.

Textvorlagen mit Betrefffeld

Da Textvorlagen für den E-Mailversand gedacht sind, gibt es jetzt als logischen weiteren Schritt auch das Betrefffeld, welches angegeben werden kann und bei Auswahl der Textvorlage mit eingefügt wird.

Formulare: Echtzeit-Vorschau

Vorher war es immer mühsam, Formulare zu erstellen, da man kein direktes Feedback erhalten hat, wie das Formular aktuell aussieht und deshalb kam jetzt ein Vorschaubereich hinzu. 

Man muss nur auf Speichern und Vorschau klicken, um die aktuellen Änderungen direkt im Vorschaubereich zu sehen.

Vertragserstellung: Echtzeit-Vorschau

Wie Formulare waren Verträge nicht immer leicht so zu erstellen, dass diese in der PDF - Ansicht optimal ausgesehen haben, daher kam ebenfalls ein Vorschaufenster hinzu, bei dem nach klick ausserhalb ein Textbereiches die Vorschau aktualisiert wird, was die Erstellung der Verträge deutlich erleichtert.

Kundenportal

Anzeige von Verträgen

Vorher wurde der Vertrag als langer Text untereinander angezeigt und war oft nicht schön formatiert, weil der Hauptfokus bei der Erstellung natürlich auf der PDF Ansicht lag und bei langen Verträgen, was es für den Kunden oft unübersichtlich den Vertrag so anzusehen, daher wurde jetzt die Anzeige von Verträgen geändert.

Jetzt wird der Vertrag im Fenster auch als PDF angezeigt, was die Lesbarkeit deutlich verbessert und natürlich auch die Darstellung des Vertrages.

Fehlerbehandlungen und Optimierungen

Neben den ganzen Änderungen und Neurungen, gab es auch Fehlerbehebungen, aber auch Anpassungen unter der Haube, was auch die administrative Arbeit, aber auch die Backup-Funktionen deutlich erleichtert.

Das waren die Infos zum neuen Update. Wenn Fragen sind, bitte jederzeit über das Supportformular oder über support@fotografen.management melden.

Euer Thomas

Fotografen.Management