Erste Schritte

In diesem Beitrag geht es um die ersten Schritte in Fotografen.Management, welche aus unserer Sicht sinnvoll sind, um perfekt mit Fotografen.Management zu starten.

Die Einstellungen

Im Hauptmenü befindet sich ganz unten der Punkt Einstellungen, hier gibt es ein paar Punkte, welche ausgefüllt werden sollen, damit Fotografen.Management perfekt für den Nutzer läuft.

Stammdaten

Diese Daten sind global für Fotografen.Management wichtig, da immer wieder Werte benötigt werden, sei es bei Verträge, Angebote, Rechnungen, Anschreiben, E-Mailversand, uvm.

Logo

Das Logo wird ebenfalls für Verträge, Angebote, Rechnungen, Anschreiben und den E-Mailversand benötigt. Es gibt zwei Arten von Logos, einmal das allgemeine Logo und das Hochzeitslogo.

Viele haben ein zweites Logo extra für die Hochzeitsfotografie, hier kann für Hochzeitsverträge ein eigenes Logo hochgeladen werden.

Dokumente

Unter Dokumente gibt es generelle Einstellungen über Gutscheine, AGB und Briefpapier für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Anschreiben.

>> Gutschein

Es gibt in Fotografen.Management drei verschiedene Art an Gutscheinen:

1. Gutschein mit Preis
2. Gutschein mit Anzahl der Bilder
3. Gutschein mit Shootingthema

Je nachdem welchen Gutschein man verwendet, kann man Vorlagen hochladen. Diese Vorlagen werden dafür verwendet, dass man den Gutschein selbst ausdrucken kann und dort automatisch die Werte eingetragen werden. Damit man weiß, wo Fotografen.Management die Texte platziert, gibt es hierfür eine Vorlage.

Ebenso kann eine Startgutscheinnummer vergeben werden und auch angegeben werden, ob das aktuelle Jahr auf den Gutschein stehen soll.

>> AGB

Hier können die Allgemeine Geschäftsbedingungen als PDF hochgeladen werden.

>> Briefpapier

Hier kann man sich aus einem der drei Varianten entscheiden, wie das Briefpapier aussehen soll.

1. Briefpapier 1: wird automatisch generiert (ideal für breite Logos)
2. Briefpapier 2: wird automatisch generiert (ideal für schmale oder quadratische Logos)
3. Eigenes Briefpapier: Kann selbst hochgeladen werden für 1. Seite und Folgeseiten. Eine Hilfe, wo man eigene Elemente platzieren darf, ist unter Vorlagen->Briefvorlage

Wichtig hierbei ist es, dass man unter Einstellungen prüft, welche Elemente nicht vom System automatisch generiert werden sollen.

Verträge

Es ist möglich Verträge in Fotografen.Management zu erstellen und diese via Onlinezugang an den Kunden zu versenden.

Damit die Verträge ohne Probleme funktionieren, muss zu Beginn die eigene Unterschrift und der Name hinterlegt werden, hierzu auf den Button "Unterschrift" klicken, es öffnet sich ein neues Fenster und hier kann der Name und die Unterschrift hinterlegt werden.

E-Mail

Es ist möglich E-Mails aus Fotografen.Management zu versenden, damit das auch funktioniert, benötigt man ein paar Angaben.

Hier werden die Postausgangsdaten vom E-Mailprovider benötigt. Diese Daten kann man googeln oder bekommt man direkt beim Anbieter.

Wichtig, es funktioniert nur tls und starttls als Verschlüsselung und der Port 587, aber das unterstützen die gängigsten E-Mailanbieter sowieso.

Nachdem man alle E-Mail-Einstellungen angegeben hat, ist es wichtig erstmal zu speichern und dann den Button "Testmail senden" zu klicken. Bekommt man eine grüne Meldung und man erhält auf die eigene E-Mailadresse eine Nachricht, funktioniert auch der E-Mailversand, ansonsten ist es wichtig zu prüfen, ob die Daten korrekt eingegeben sind. Bei Hilfe einfach den Supportbutton verwenden.

Zusätzlich kann noch eine Signatur hinterlegt werden, welche zu jeder E-Mail verwendet werden kann.

Kalender

In Fotografen.Management hat man die Möglichkeit seinen externen Kalender wie iCloud, Google, Outlook.com, Office365 und Exchange zu verknüpfen, sodass man zum einen die darin enthaltenen Termine in der Software angezeigt bekommt, aber auch die fixen Termine, Jobs und Hochzeiten in den externen Kalender exportiert werden.

Um den Kalender zu verbinden einfach auf Kalender verbinden und alle Schritte wie unter E-Mail beschrieben sind zu verknüpfen. Wichtig ist auch, dass man die externen Kalender anklickt, welche im System angezeigt werden sollen.

Nummernkreis

Hat man im Vorfeld ein anderes Rechnungsprogramm benutzt und möchte die laufenden Nummern hier fortsetzen, kann man den Startwert hier festlegen. Das gilt auch für Angebote, Auftragsbestätigungen und Kundennummern.

Textvorlagen

Damit man wiederkehrende E-Mails nicht immer neu formulieren muss, kann man sich Textvorlagen anlegen, welche bei Bedarf immer wieder benutzt werden können und mit Hilfe von Variablen (Platzhalter), werden die Inhalte vom jeweiligen Kunden oder Job automatisch eingetragen.

Integrationen

Macht man seine Buchhaltung über sevDesk oder Lexoffice, kann man diese hier verbinden. Einfach in der Einstellungen der jeweiligen Seiten gehen und sich den API - Schlüssel kopieren und hier einfügen. Damit hat man die Möglichkeit Kontaktdaten von Fotografen.Management nach sevDesk oder Lexoffice zu schicken, sodass man Kunden nur einmal anlegen muss.

Diverses

Auch hier lohnt sich ein Blick hinein, um Titel, Jobtyp, Locationtyp, etc. nach seinen Bedürfnissen anzupassen.

Gibt es Fragen zur Einrichtung, einfach den Supportbutton benutzen.