Überblick über Kontakte

Wie der Name bereits vermuten lässt, dreht sich hier alles um Kontakte, also Kunden und Partner, mit denen man für geschäftliche Beziehungen zu tun hat.

Das Menü

Im Menü zu Kontakte hat man die Möglichkeit einen Neuen Kontakt anzulegen, sich die gesamte Kontaktliste anzeigen zu lassen, aber auch die Geburtstagsliste aller Kunden, bei denen ein Geburtstag eingetragen wurde, alle deaktivieren Kontakte und jetzt neu die Gruppenfunktion.

Ebenso können Kontakte auch exportiert werden über den Button [Export aller Kontakte].

Man hat auch die Möglichkeit nur gesuchte Kontakte zu exportieren, indem man in der Suche den benötigten Begriff eingibt und unten Links auf den Button [Export der Suchbegriffe] anklickt. 

Der Export beider Varianten ist als xls Datei verfügbar.

Kontakte können aber auch über alle Unterseiten angelegt werden, wo man die Möglichkeit hat, Kontakte auszuwählen wie bei Angebote, Rechnungen, Jobs, Hochzeiten, etc. Genaueres findet man in der jeweiligen Dokumentation.

Die Detailansicht

In der Detailansicht bekommt man alle Informationen Rund um den Kontakt.

Im linken Bereich findet man die Anschrift und Kontaktmöglichkeiten.

Im rechten Bereich findet man weitere Unterpunkte:

Allgemein

Hier können weitere Notizen hinzufügen. Nützlich auch für Gesprächsnotizen etc. Um eine neue Notiz anzulegen, klickt man auf den Button [ Neu].

Die aktuellen Notizen werden in der Liste immer oben angezeigt. Zum bearbeiten einfach auf die jeweilige Notiz klicken und zum löschen auf das Mülleimersymbol.

Die Einverständniserklärung dient dazu, den Kontakt unterschreiben zu lassen, dass seine Daten im System gespeichert werden dürfen (DSGVO). Dieser Punkt wird aber extra nochmal unter Kontakt -> Einverständniserklärung in der Dokumentation erläutert.

Jobs, Hochzeiten, Rechnungen, Auftragsbestätigung, Angebote, Anschreiben, E-Mails, Gutscheine

In den o.g. Menüpunkten sieht man alle Verläufe, welche mit dem Kontakt in Verbindung stehen. So hat man immer einen Überblick, welche Geschäftsbeziehungen man mit dem Kontakt hat.

Aktionen

Hier hat man die Möglichkeiten den Kontakt zu bearbeiten, exportieren (vcf - Datei), duplizieren. 

Des Weiteren kann hier eine E-Mail direkt an den Kunden gesendet werden.

Unter Neu können u.a. neue Jobs, Angebote, etc. angelegt werden, hier wird automatisch der Kontakt ausgewählt.

Ist eine Adresse hinterlegt, kann diese in Apple Maps und Google Maps geöffnet werden, um sich z.B. dort hin navigieren zu lassen.

Hat man in den Einstellungen unter Integrationen sevDesk oder Lexoffice hinzugefügt, hat man hier die Möglichkeit, die Kontaktdaten zu übertragen.

Im unteren Bereich hat man die Möglichkeit den Kontakt zu löschen. Hier gibt es aber einige wichtige Punkte, ob ein Kontakt gelöscht werden darf oder nicht. Das wird in der Dokumentation unter Kontakt bearbeiten und löschen beschrieben.